Utilizado para identificar a empresa em ambientes e procedimentos virtuais, o certificado digital é uma tecnologia que armazena e criptografa informações sobre o negócio e garante autenticidade e segurança nos momentos em que é utilizado.
Como é necessária para várias ações e obrigações comuns a todas as empresas, a certificação em teoria é necessária para todo empreendimento. Porém, dependendo das circunstâncias, é possível abrir mão de sua aquisição.
Para ficar bem informado sobre o assunto, entenda quais são as utilidades do certificado, quando pode ser dispensado e quais tipos existem.
Para que serve o certificado digital?
Além da identificação da empresa, a certificação digital finaliza procedimentos virtuais com segurança, sendo solicitada em situações como:
- emissão de notas fiscais;
- envio de declarações aos órgãos públicos;
- assinaturas de documentos;
- uso do Siscomex para atividades de exportação.
Por exemplo, quando uma nota fiscal de venda de mercadoria é transmitida, o programa emissor e o ambiente da Secretaria da Fazenda (Sefaz) verificam se o CNPJ associado ao certificado digital utilizado, com senha, é o mesmo informado no campo de remetente do documento fiscal.
A identificação com certificação ainda pode ser utilizada em serviços bancários, caso o responsável deseje ter mais essa segurança nas suas transações.
Toda empresa deve ter certificado digital?
O ideal é que cada negócio tenha a sua certificação porque ela dá mais segurança a diversos processos, mesmo quando sua utilização não é obrigatória. Porém, apesar de ideal, não é uma imposição e, por isso, algumas micro e pequenas empresas podem abrir mão de fazê-lo, principalmente por economia financeira.
Empresas do Simples Nacional e prestadoras de serviços muitas vezes conseguem dispensar o certificado. Isso porque notas de serviços podem ser emitidas em várias prefeituras do país sem transmissão com identificação de certificado e senha. O mesmo vale para as declarações delas, para as quais ainda há possibilidade de envio sem certificação da empresa.
Nesse caso, o negócio pode passar uma procuração eletrônica da Receita Federal ao contador indicando ele como representante do negócio para essas ações. Assim, o contabilista que atende à empresa pode representá-la com seu certificado e transmitir as declarações dela.
Para isso, mesmo sendo do Simples, o negócio não pode desenvolver alguma atividade que exija a aquisição da tecnologia para processos legais, como exportação e atividades imobiliárias. E também não podem desenvolver atividades que exigem a emissão de notas fiscais voltadas a comércio, industrialização e serviço de transporte de cargas rodoviário intermunicipal e interestadual.
A necessidade de obtenção da tecnologia ainda pode ocorrer por conta de uma situação pontual. Por exemplo, leilões online feitos pela Receita Federal exigem a identificação com certificado digital, para o que sua compra seria obrigatória se o responsável não quisesse desistir de participar.
Quais são os tipos de certificação para CNPJ?
Tipo A1
O certificado A1 tem validade de um ano e é emitido em formato de arquivo eletrônico, que tem de ser instalado em algum computador e pode ser importado para um sistema online que o negócio utilize, como um ERP para pequenas empresas.
Tipo A3
Com validade de um a três anos, é emitido em mídia física — token USB ou smartcard com chip —, que armazena as informações e pode ser utilizada em diferentes computadores. Inclusive, uma das últimas novidades desse modelo é seu armazenamento em nuvem de dados.
Por ter mais mobilidade, validade maior e ainda exigir a compra de um produto físico, o tipo A3 custa mais do que o A1 para ser adquirido. Mesmo mais caso, tende a ser o preferido de empreendedores porque não pode ser perdido ou danificado a partir de um ciberataque ou de um problema técnico de computador.
O fator preço também justifica a preferência pelo A3, pois renovações anuais geralmente tornam o custo maior do que as feitas a cada três anos quando os valores gastos no mesmo período são comparados.
Como obter o certificado digital?
Primeiramente, é preciso escolher uma Autoridade Certificadora. No Brasil há 17 delas, habilitadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP) a emitirem a certificação. Depois, é preciso entrar em contato com uma unidade que represente a autoridade escolhida para obter o Termo de Titularidade, documento necessário à obtenção do certificado.
O processo também pode iniciar na internet, com escolha do tipo de certificação, pagamento e emissão do termo de forma online. Mas ele sempre tem de acabar presencialmente, pelo menos até o momento. É essencial que o representante do CNPJ compareça a uma unidade da Autoridade Certificadora, ou habilitada por ela, para assinar o Termo de Titularidade físico e entregá-lo junto aos seguintes documentos:
- contrato social ou Requerimento de Empresário;
- CNPJ;
- documento de identificação do sócio (RG e CPF, CNH ou passaporte);
- comprovante de endereço do sócio e da empresa.
Dependendo da autoridade escolhida, mais ou menos documentos podem ser solicitados, sendo que a breve lista que fizemos é um padrão. Outra diferença entre as certificadoras é que na assinatura algumas delas aceitam que apenas cópias simples ou autenticadas de determinados documentos sejam apresentadas, enquanto outras exigem a apresentação de originais no momento.
Após a assinatura e a apresentação da documentação, o representante da empresa recebe a sua mídia com a certificação, os documentos da identidade virtual do negócio e seu prazo de validade. Caso escolha o modelo A1, recebe por e-mail ou de outra forma o seu arquivo para instalação e importação.
O passo a passo da obtenção do certificado, mesmo com as diferenças no momento da apresentação de documentos, segue as etapas que explicamos em qualquer Autoridade Certificadora. Para evitar transtornos, é interessante se informar bem sobre os detalhes dos procedimentos da certificadora escolhida, caso seja necessário obter a certificação.
Depois do que leu no post, ainda tem alguma dúvida sobre o certificado digital? Se sim, deixe nos comentários para respondermos.
