Como o sistema de gestão é espelho da empresa, centralização e extração de dados no ERP são importantes para os usuários trabalharem melhor com ele e a empresa ter ganhos a partir do conhecimento aplicável às rotinas e à tomada de decisão baseada em dados.
Pelas ramificações do software, principalmente em seus módulos e integrações, é evidente sua capacidade de eliminar os problemas causados pela informação descentralizada, dispersa e inexata. E junto a isso é possível que a TI forneça aos profissionais e gestores de todas as áreas maneiras de centralizar também as consultas a todo tipo de informação.
Veja a seguir como a centralização é valiosa para o dia a dia do negócio e sua gestão e de quais maneiras promover essa possibilidade.
Importância da centralização e da extração para os usuários
A centralização facilita para os funcionários da empresa encontrar e controlar dados e se comunicar com demais setores. Ao mesmo tempo, diminui o número de fontes a serem consultadas para utilização de dados e torna o ERP, a fonte centralizadora, totalmente abrangente, ágil e qualificada para as funções dos usuários.
Isso faz com que eles precisem de menos treinamento e instrução, principalmente os funcionários mais recentemente contratados, e solicitem menos ajuda do pessoal da TI durante as rotinas. Logo, trabalham de maneira mais fluida e entregam melhor desempenho individualmente, com a ferramenta sendo uma potencializadora de suas habilidades e dos fluxos de trabalho desenhados para cada setor.
Benefícios para a empresa
O que a companhia ganha com centralização e extração de dados no ERP como estrutura se deve ao trabalho facilitado e potencializado por parte dos usuários e ao que isso significa para a infraestrutura de tecnologia.
Começando pelos usuários e pelos processos diários, os benefícios mais nítidos são a redução de retrabalho e erros, produção de relatórios mais confiáveis, informação circulando mais rapidamente e até redução de custos. Por exemplo, se o gestor financeiro precisa consultar somente uma fonte para montar um documento complexo, que envolve despesas, receitas, impostos, amortização e outros fatores, é muito mais difícil ele se deparar com duplicidades ou deixar de fora do relatório algum dado que não foi localizado.
Em relação à infraestrutura, a organização se beneficia com o máximo potencial extraído de sua capacidade. Um dos problemas evitados no ambiente é a manutenção por parte dos setores de controles paralelos, pela dificuldade de buscar dados confiáveis em todas as fontes existentes quando a informação é dispersa. Outro é a subutilização do ERP, que pode gerar consequências negativas em resultados de rotinas dos departamentos, enquanto o negócio arca com custos permanentes para manutenção de uma ferramenta robusta não utilizada na totalidade.
Centralização e extração de dados no ERP: como promover
Uma das soluções mais lembradas para promover essa qualificação do ERP é a desativação de softwares legados, ou mesmo de ferramentas externas a ele ainda atuais, e a redução do número de bancos de dados utilizados — para centralizar as informações que circulavam nesses componentes e os processos que rodavam neles.
Porém, desativar ou substituir softwares nem sempre é a solução mais simples ou a melhor, até porque eles e demais soluções específicas podem ser fundamentais para alguns setores e entregarem pequenas funções que o ERP em seu padrão não entrega.
Não sendo possível desativar ou substituir soluções, ou se essa não for uma opção que se revele positiva para a infraestrutura de TI, a empresa pode contar com extrator inteligente de dados para centralizar as informações no ERP e permitir que ele seja a única, confiável e abrangente, fonte de dados para os usuários realizarem tarefas e buscarem informações.
Na prática, essa solução é acoplada ao ERP, dando a ele mais esse recurso, como se fosse um módulo adicional, e traz informações externas ao sistema de gestão e seu banco de dados para dentro dele, organizando-a nos respectivos módulos e relatórios.
Por exemplo, se a equipe comercial utiliza um CRM ou um sistema para gestão de representantes comerciais autônomos, dependendo do formato do setor, o extrator pode fazer a ligação entre o ERP e a ferramenta de vendas, se não existir a integração prévia entre eles. Então, o que o extrator faz, nesse cenário, é buscar dados referentes a movimentações de estoque, faturamento gerado, documentos e demais fatores envolvidos nas vendas realizadas e organizá-los nos módulos e relatórios do financeiro, do fiscal, de estoque e de outros setores.
Outra grande vantagem do uso de um extrator é a ligação automatizada que ele promove entre o ERP e sistemas, webservices e demais soluções externas. Após configuração e parametrização das integrações fornecidas por ele, o software de gestão envia, recebe dados e os organiza conforme a programação feita.
Ou seja, no exemplo que demos acima sobre a movimentação de informações de um sistema de vendas para o ERP, isso ocorreria automaticamente a partir das inserções feitas pelo comercial no CRM. Na sequência, o fiscal teria acesso aos dados de vendas que importam a seu departamento criados pelos novos negócios, assim como a logística receberia automaticamente as movimentações de estoque geradas pela saída registrada de itens nas vendas efetivadas.
Também é importante a possibilidade de trabalhar com diferentes formatos de arquivos, visto que as soluções podem gerar dados e formatos diferentes. Nesse caso, o uso de um extrator pode facilitar em muito a conversão das informações de outras fontes para o formato usado pelo sistema de gestão. É um recurso que acaba com uma das principais causas da descentralização.
Se a sua empresa trabalha com bancos de dados, outros sistemas e demais soluções paralelas, pode estar precisando promover centralização e extração de dados no ERP para elevar seu desempenho e o das equipes, além de acabar com problemas recorrentes. Então, saiba o que é XTR — Extrator e Integrador Inteligente, como ele atua e de que maneira pode aumentar a performance da infraestrutura que você gerencia.
