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6 relatórios de controle financeiro que sua empresa deve acompanhar

relatórios de controle financeiro

De acordo com estudos do Sebrae, entre as principais causas de fechamento de empresas estão os problemas relacionados com gestão e falta de planejamento. Por isso, é preciso acompanhar relatórios de controle financeiro para que o mesmo não aconteça com seu negócio.

São esses relatórios que expõem a realidade financeira da empresa e dão boas previsões, quando bem elaborados, para o futuro. Além disso, esses documentos ajudam os gestores a evitarem problemas antecipadamente e tomarem decisões mais seguras.

Então, conheça agora seis relatórios importantes para gerenciar bem sua pequena empresa.

1. Fluxo de caixa

Um dos mais conhecidos relatórios de controle financeiro registra todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa e periodicamente, a cada mês ou semana, revela o saldo de seu caixa. O fluxo é composto pelo saldo inicial do período, pelas entradas e saídas, pelo saldo operacional e pelo saldo final, o seu capital de giro.

A diferença entre saldo operacional e final é que o primeiro diz respeito só ao prazo das entradas e saídas em questão, enquanto o final é um resultado histórico, que leva em conta todas as movimentações, desde a primeira. Ou seja, o saldo operacional é o resultado de entradas menos saídas daquele período, importante para visualizar como as finanças se comportaram exclusivamente dentro dele.

Ao realizar esse cálculo, ainda que o saldo final seja bastante positivo, o responsável pode perceber que o último período foi negativo. Então, ele pode tomar cuidado para que isso não se repita à frente.

2. Fluxo de caixa projetado

O fluxo projetado serve para que o negócio consiga ter alguma previsibilidade do futuro de suas finanças e possa adiantar-se a dificuldades ou planejar o aproveitamento de oportunidades. Sua composição é puramente de números futuros, previstos oficialmente e atribuídos pelo responsável por sua elaboração.

Os valores previstos oficialmente são aqueles de fatores cujos números futuros já são conhecidos, como recebíveis de contratos e contas a pagar de valores fixos. Já os que precisam ser atribuídos são aqueles que a empresa certamente terá a pagar ou receber, mas que não se sabe exatamente quais serão, como conta de energia elétrica. Neste caso, a atribuição pode ser feita de acordo com a média dos meses mais recentes.

Por fim, depois de elencar todas as obrigações e os recebíveis, os saldos operacional e final são calculados. Depois, o gestor pode analisá-los para ter uma previsibilidade das finanças no futuro e tomar decisões mais seguras a partir das informações.

3. Relatórios de custos de serviços

Prestadores de serviços precisam arcar tanto com despesas variáveis quanto fixas que são necessárias a suas operações. Portanto, para não perder o controle sobre elas e também precificar corretamente seus serviços, deve controlá-los e detalhá-los para frequentemente avaliá-los.

No relatório, além de valores, é preciso separar os custos entre fixos e variáveis e descrevê-los. É importante também, na mudança de valores, não apenas ajustar o relatório e os números, mas sim registrar a mudança percentualmente para fazer uma melhor análise.

4. Relatório de contas a pagar e receber

Os principais objetivos dos relatórios de controle financeiros de pagamentos e recebimentos são:

  • evitar a inadimplência própria por esquecimento de datas e contas;
  • evitar que a possível inadimplência de clientes não seja constatada;
  • prever as entradas e saídas futuras, em complemento aos fluxos de caixa presente e projetado.

Para isso, além de lançar obrigações e recebíveis e descrevê-los, é necessário atualizar o relatório registrando a realização dos lançamentos previstos e, quando ocorrer, o fato de estarem em atraso.

5. Controle de orçamento empresarial

A função do orçamento é revelar o quanto a empresa tem de dinheiro disponível para fazer investimentos que retornarão em lucro e crescimento. Para fazê-lo, o ideal é que os relatórios de controle financeiro citados acima estejam feitos e atualizados, pois os dados dele são fundamentais para o orçamento.

Em suma, o orçamento é planejado com as seguintes listagens:

  • recebíveis futuros, retirados do fluxo projetado ou do controle de contas a pagar e receber;
  • disponibilidades atuais, o saldo presente do fluxo de caixa;
  • custos em geral em curto e longo prazos, também extraídos do fluxo projetado e das contas a pagar;
  • objetivos e investimentos pretendidos;
  • valores necessários para os investimentos.

Depois de elencados todos esses fatores, os resultados dos cálculos mostram o quanto há e futuramente haverá para investir em melhorias ou quaisquer outras ações que rendam lucro e ajudem o negócio a crescer.

No caso de existir um faturamento ou lucro esperado já definido, de acordo com as ações planejadas, esses números também podem entrar no controle do orçamento para que se tenha uma visão mais clara do retorno.

6. Relatório central de indicadores financeiros

Existem dezenas de indicadores financeiros que uma empresa pode acompanhar. Porém, visualizar todos eles não é necessário, e o negócio precisa apenas elencar e acompanhar os mais importantes para si: que permitem acompanhar fatores relevantes da empresa e que geram respostas úteis para a gestão.

Por isso, o primeiro passo é analisar a empresa e identificar os indicadores mais importantes e ilustrativos para sua realidade. Depois, basta listá-los em um relatório apenas para ser mais fácil vê-los e atualizá-los.

Para micro e pequenas empresas prestadoras de serviços os principais são:

  • lucratividade;
  • ticket médio por serviço prestado;
  • ponto de equilíbrio: quantas prestações dentro de determinado período são necessárias para cobrir todas as despesas e, a partir daí, o negócio ter lucro;
  • custo de aquisição de clientes;
  • custo por serviço prestado.

Diferentemente do que alguns empreendedores acham, documentos produzidos para a gestão financeira não precisam ser complexos e de difícil entendimento, pois a finalidade deles é justamente dar controle, gerar respostas e facilitar o gerenciamento.

Para isso, é possível, e necessário, elaborá-los de forma personalizada ao negócio e contar com um ERP para pequenas empresas, que ajuda a centralizar as informações e emitir relatórios de controle financeiro atualizados automaticamente.

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