Reduzir o uso de papel em um negócio agiliza a conclusão de atividades, economiza espaço, reduz burocracias internas e elimina custos de impressão e compra de materiais e suprimentos. Ótimo, mas como acabar com a papelada na empresa?
Há ferramentas consolidadas há muitos anos nas empresas que já podem ser utilizadas para esse objetivo, além de outras criadas especificamente para a gestão de documentos e as que surgem constantemente. E práticas, junto a mudanças de hábitos, também ajudam a qualificar processos internos com redução de gastos.
Neste texto, vamos abordar oito ações eficientes na eliminação de papel em atividades e no dia a dia. Acompanhe-nos e comece as suas mudanças internas.
Assinar contratos eletronicamente
Faz anos que já é possível assinar contratos remotamente, sem papel, e armazená-los assinados em nuvem de dados. Existem algumas plataformas no mercado que fazem o upload dos documentos, os distribuem entre as partes signatárias e, após as assinaturas, entregam cópias com assinaturas reconhecidas para os envolvidos.
Os documentos movimentados e assinados dessa forma têm validade jurídica e podem substituir os impressos e com as identidades das partes reconhecidas em cartórios. Assim, empresas que celebram contratos de prestação de serviços podem acabar com a papelada contratual e ainda eliminarem deslocamentos até cartórios.
O negócio que utiliza uma plataforma com essas funcionalidades ainda conta com um banco de dados fornecido pela ferramenta contratada, no qual os documentos ficam centralizados e organizados.
Não arquivar notas fiscais impressas
Pela legislação, os itens que precisam ser guardados por cinco anos na recepção de notas são os arquivos XML, que têm valor fiscal de fato como documentos fiscais. Já os documentos que podem ser impressos e normalmente são recebidos também em PDF se caracterizam somente como documentos auxiliares, sem valor fiscal perante a lei.
Logo, ao receber notas impressas de fornecedores e prestadores de serviços, elas podem ser descartadas, mas os arquivos no formato XML precisam ser solicitados. Quanto aos PDFs recebidos, também não precisam ser guardados, desde que os XMLs estejam armazenados.
Usar um ERP para gerenciar empresa e finanças
O software de gestão automatiza e informatiza diversas tarefas manuais e que geram papel, como atividades relacionadas a contas a pagar e receber, fluxo de caixa, ordens de serviço e orçamentos.
Por exemplo, com todos os serviços cadastrados no ERP, além dos fornecedores, a ferramenta pode emitir orçamentos para envio online aos interessados. Outra possibilidade é a de avaliar as finanças sem imprimir mais de um relatório para comparação e complementação, já que o sistema pode centralizar toda a movimentação financeira e fornecer pareceres baseados no todo.
Como o ERP ainda pode ser integrado ao escritório de contabilidade que atende à empresa, elimina-se a necessidade de buscar informação e imprimir diversos comprovantes para que o profissional contábil mantenha as obrigações do negócio em dia.
Eliminar o recebimento físico de contas
Atualmente, todos os credores de uma pessoa física ou jurídica podem remeter faturas, boletos, notas fiscais ou qualquer outro documento de cobrança por e-mail ou alguma plataforma.
Então, pode-se acabar com a papelada das contas a pagar utilizando Débito Direto Autorizado (DDA), cartões de crédito, débito em conta, e-mail e demais recursos, solicitando que nenhum credor entregue papéis por conta própria ou pelo correio.
Enviar holerites online, quando possível
Em termos gerais, legalmente, distribuir os recibos de pagamento de funcionários somente online pode ser feito quando eles têm acesso a computadores na empresa e/ou a convenção coletiva da área permite.
Havendo essa possibilidade, pode-se reduzir o consumo de papel e o volume gerados pelos recibos mensais dos empregados.Lembrando que a guarda de documentos da folha de pagamentos também é uma obrigatoriedade legal. Sendo assim, o arquivamento de papel tem de ser mantido se não for possível acabar com a papelada dessa área com o envio online.
Digitalizar documentos físicos
Nem todos os exemplares de documentos físicos podem ser descartados e substituídos por arquivos digitais. Mas sempre que determinado papel puder ser digitalizado e descartado sem riscos, isso deve ser feito.Isso demanda uma revisão de todo o volume de papel que se tem guardado, tomando o devido cuidado com cada tipo de documento.
Estabelecer a cultura de redução de uso de papel
Todos os profissionais da empresa devem ser integrados nessa cultura, ficando cientes de que o uso de papel apenas deve ser feito quando necessário e que ferramentas estão disponíveis para a movimentação de relatórios, documentos e dados interna e externamente.
Todo funcionário tem de saber que recepção, geração e uso de item físico apenas deve ocorrer quando for o último ou único recurso para a ocasião.
Utilizar um sistema de GED, quando necessário
Dependendo do volume de documentos com o qual um negócio lida, e do fluxo de movimentação deles, contratar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) pode ser um bom investimento para aumentar a produtividade e a segurança do trabalho. Um software de GED conta com funcionalidades como:
- controle de acessos: limita quem pode acessar os dados e quais cada profissional pode ver e movimentar;
- compartilhamento de exemplares;
- controle de prazos: registra e notifica quando um documento físico ou digital pode ser legalmente descartado;
- localização de vias físicas: organiza a visualização do arquivamento de itens que precisam existir fisicamente;
- alto nível de segurança de acessos e documentos;
- banco de dados amplo;
- integração com outras ferramentas para movimentação de informação.
Com esses recursos, a ferramenta centraliza tanto a guarda quanto a movimentação de documentos e o controle legal. No geral, é uma contratação que faz sentido para negócios que demandam algumas dezenas de caixas para papéis não descartáveis, digitalização de dezenas de páginas por mês, grande espaço em nuvem e diferentes usuários com níveis de acesso distintos.
Já conseguiu acabar com a papelada na sua empresa? Se ainda não, as ações que citamos certamente ajudarão. E se ainda iniciará as mudanças ou está em processo, conte-nos como está sendo ou deixe sua própria dica.
