À medida que mais documentos fiscais precisam ser registrados no módulo de recebimento do Datasul, mais se exige das empresas que tenham cuidado com a acuracidade das informações colocadas no sistema e com a gestão de arquivos XML. Isso porque informações registradas equivocadamente criam problemas para rotinas administrativas, fiscais, contábeis e de outros departamentos, prejudicando diretamente a acuracidade da informação obtida nos documentos fiscais.
Para qualificar esse processo e gerar benefícios a procedimentos relacionados e dependentes de dados fiscais, o XTS é a solução que dá fácil acesso aos documentos destinados à organização, ao parseamento e à implantação dos dados fiscais no sistema sem a necessidade de digitação e com redução da interação humana.
Agora, conheça melhor o XTS e suas funcionalidades e saiba como sua aplicação beneficia a empresa.
O que é o XTS?
O XTS é uma solução focada em download, gestão e importação de XMLs de NF-e e CT-e, com o objetivo de otimizar o processo de recebimento, integrando de forma automática as informações emitidas pelos fornecedores aos lançamentos dos documentos fiscais no ERP.
Resumidamente, quando um documento é emitido contra a empresa, ela tem condições de tomar conhecimento da emissão tão logo esse documento tenha sido autorizado pela SEFAZ.
A ferramenta foca na facilitação da consulta desses documentos e automatiza a carga dessas informações no programa de registro de documentos do ERP Totvs/Datasul. Ao invés da necessidade de digitação manual das informações, parsea-se o XML e o sistema é alimentado com as informações em poucos cliques e rapidamente.
A partir daí, segue-se o padrão do sistema: as informações são devidamente colocadas nos campos do programa e dão origem a registros de movimentação de estoque, de informações de obrigações fiscais e impostos, atualização de controles contábeis e outros procedimentos dependentes da alocação desses dados no software de gestão.
Em resumo, o programa faz:
- Consulta em tempo real dos documentos disponíveis na SEFAZ;
- Download e parseamento dos arquivos XML;
- Registro automático das informações dos documentos no módulo de Recebimento do Datasul.
Como funciona na prática a gestão e importação de XML com XTS?
Originação de XMLs
A busca dos XMLs é implementada diretamente na SEFAZ. Porém, se for necessidade da empresa e de seus processos, também pode ser integrada a um diretório de rede interna para busca.
Quanto ao destino dos XMLs importados, é totalmente parametrizável. Por padrão, são armazenados na própria base de dados do ERP, dispensando tratativas específicas de backup para os arquivos fiscais, mas também podem ser gravados em local predefinido, atendendo à legislação que demanda a obrigatoriedade de guarda dos documentos.
Integração com sistema
Na integração com o ERP Totvs/Datasul, o XTS automatiza os lançamentos de NF-e e CT-e nos programas RE1001 e RE2001, responsáveis pelo registro das informações de documentos fiscais no sistema.
Buscando os arquivos XML na base de dados da SEFAZ, a solução grava eles e a carga de dados diretamente no banco de dados da empresa.
Dentro desse funcionamento, elimina-se a necessidade de existir um portal, um repositório intermediário para intermediação entre clientes e dados da SEFAZ em consultas. A possibilidade existe porque a tecnologia foi desenvolvida na mesma linguagem do ERP, permitindo que o cliente faça toda a sua operação apenas dentro do sistema.
Parametrização por estabelecimento
Como cada filial, além da matriz, significa um estabelecimento do CNPJ da organização — cada um com sua própria rotina fiscal —, essa estruturação é necessária para correta organização da movimentação. Também, a estrutura organizacional é importante para o procedimento das rotinas administrativas e cumprimento de obrigações diversas.
Ciente disso, o XTS foi desenvolvido sobre o conceito de parametrização multiestabelecimentos, habilitando regras próprias e levando em conta os variados estabelecimentos da empresa.
CFOP inteligente
O CFOP define o tipo de cada operação e seu enquadramento na legislação tributária, o que varia entre diferentes negociações, produtos, locais e de acordo com outros fatores. Logo, o código é de extrema influência para o backoffice da empresa, exigindo muito cuidado em todos os registros.
O que o recurso CFOP inteligente faz é registrar cenários fiscais, ilustrados por combinações de regras, automatizando a parametrização e classificação dos lançamentos dos documentos fiscais no Datasul.
Em suma, uma pré-configuração realizada para o cliente faz a avaliação e padronização automaticamente. À medida que o usuário vai “ensinando” essas situações para o sistema, cenários recorrentes são identificados dinamicamente e recebem a correta definição fiscal, sem que seja necessário basear-se em anotações ou na lembrança do usuário.
Parametrização de itens relativos a fornecedores específicos
Existindo a relação prévia entre os itens do documento fiscal e o sistema (a famosa relação ‘item x fornecedor’), o sistema fará a devida conversão na importação do arquivo XML.
Não existindo, o usuário pode ainda analisar as movimentações da empresa e rapidamente registrar esse tipo de vínculo.
Integração de pedidos de compra
Caso o XML tenha a tag xPed devidamente informada, o importador já identifica a relação, registrando o vínculo automaticamente
Caso contrário, em poucos cliques o usuário pode identificar o pedido de compra e então registrar a relação para o documento em questão.
Revisão de dados
Após a implementação do XTS são feitos testes e revisão de informações para assegurar que as integrações e parametrizações atendam às necessidades da empresas, dos usuários e de seus processos.
A revisão também é etapa de extrema importância porque serve para verificar que as leituras e os registros de dados e ocorrências estão corretos dentro do ERP.
Controle centralizado em dashboard dinâmico
Todas as ações possíveis, e informações, são reunidas em uma interface amigável e prática para uso, o dashboard. O dashboard centraliza todas as operações de importação, parametrização, inteligência e consistência dos dados.
Ele dá acesso a consulta de documentos, funções variadas do XTS, relatórios e status de processos englobados nele.
4 benefícios da implementação do XTS
Padronização do recebimento de XMLs na empresa
Com o CFOP inteligente cada documento fiscal passa a ser recebido sempre da mesma forma e corretamente, o que é excelente para o backoffice e ajuda a organização a reduzir riscos fiscais em obrigações diversas.
O recurso evita que cada compra de insumo, por exemplo, movimente os dados fiscais e os enquadre diferentemente, sendo que operações iguais não podem ser distinguidas diante da legislação tributária.
O que também otimiza a padronização é a possibilidade de relacionar itens e fornecedores em relações específicas de aquisições da empresa. Ou seja, além de elas serem corretamente enquadradas em relação aos padrões do Fisco, podem ser especificadas conforme padrões e processos da empresa.
Maior acuracidade das informações
Registros corretos, integrações e parametrizações bem direcionadas garantem dados exatos e confiáveis no ERP Totvs/Datasul e, consequentemente, para uso em procedimentos diversos da empresa. Com o CFOP inteligente tudo isso é automatizado e as possibilidades de erro humano são eliminadas.
Isso evita erros nos mais diversos setores e evita penalizações em equívocos nas entregas de obrigações acessórias e apurações de impostos.
Gerenciamento eficiente sobre o conjunto de XMLs
Gerir um volume muito grande de arquivos é difícil e pode gastar muito tempo.
Por exemplo, sem alguns dos recursos do XTS é possível que a empresa tenha que monitorar o recebimento de XMLs em e-mail de fornecedores, o que demanda mais um controle no processo do cliente. Depois, ainda é preciso enviar os arquivos para o diretório de armazenamento para os cinco anos legais exigidos de guarda.
O XTS se encarrega de todo esse processo. Logo, menos tempo é gasto em atividades para um gerenciamento mais eficiente e confiável dos arquivos ser feita.
Maior produtividade para os setores contábil e fiscal
Documentos fiscais influenciam diretamente no trabalho desses dois departamentos. Portanto, uma melhor gestão dos XMLs aumenta diretamente a produtividade deles.
Por exemplo, se para as rotinas contábeis os profissionais da área precisarem frequentemente realizar conferências e correções manuais, acabam demorando muito mais para elaborar declarações, apurar impostos e concluir outras tarefas.
Por outro lado, se o XTS entrega dados confiáveis e integrados a diferentes setores e rotinas, basta ele dedicarem-se às atividades mais importantes do setor sem interrupções recorrentes para consertar falhas decorrentes da chegada de documentos fiscais em alto volume.
A gestão de XML da sua empresa está sendo eficiente? O XTS poderia qualificá-lo com a importação? Se você quer saber como pode melhorá-la e contar com importação inteligente, peça uma avaliação gratuita de seus processos.
