Gestão de projetos: o guia para planejamento e execução

Inovação, mudanças e qualificação de processos são importantes e sempre devem motivar projetos que resultam em melhorias dentro das empresas. E para que essas mudanças sejam feitas da maneira certa e obtenham sucesso devem ser planejadas e executadas dentro de uma boa gestão de projetos.

O conceito aplica-se desde a idealização do projeto e vai até a sua finalização, quando a solução resultante dele é implementada. Durante esse caminho, o gerenciamento ajuda o gestor do projeto a dirigi-lo com excelência e a atingir os objetivos esperados por ele e pelas partes interessadas na sua conclusão.

Neste guia, explicaremos como fazer um bom gerenciamento nas diferentes etapas e monitorando indicadores de desempenho. Acompanhe-nos e veja como conduzir eficientemente seus próximos projetos.

Qual é a diferença entre um processo e um projeto?

Enquanto um projeto tem um tempo de duração, um prazo, e é focado apenas no resultado final, um processo é algo contínuo e que pode gerar resultados personalizados dentro de uma operação padrão e recorrente.

Por exemplo, a manufatura no setor de produção e o atendimento a chamados no setor de TI são processos. Tais atividades fazem parte das operações dos departamentos, são contínuas e repetitivas e alcançam resultados específicos dentro de um todo.

Já uma adição de oferta de produto manufaturado no mercado ou uma personalização do ERP feita pelo setor de TI e/ou por um prestador de serviços são projetos. São planos com prazos para a efetivação de mudanças estruturais que vão impactar em processos já existentes ou criar novos em operações setoriais.

Na prática, um projeto visa mudar o status de alguma realidade, que pode ser global ou específica, e tem o poder de adicionar, eliminar ou alterar processos. Ou seja, projetos influenciam em processos, enquanto processos também podem revelar a necessidade de um projeto.

Falando especificamente da gestão de projetos, ela não conta com processos, mas sim com tarefas, pois são atividades pontuais e exclusivas realizadas em prol de um resultado específico e com prazo de entrega.

Como fazer uma boa gestão de projetos?

Um gerenciamento eficiente tem de ser efetivo nas etapas de planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Por isso, é fundamental para cada fase projetar as melhores ações e sempre contar com indicadores de performance para controlar o sucesso do projeto e fazer correções quando necessário.

Montar um cronograma e estabelecer metas

O cronograma basicamente serve para organizar as atividades do projeto e controlar o tempo gasto nelas, para que as tarefas sejam feitas na ordem correta e o prazo de execução seja atendido.

Portanto, é fundamental que o escopo seja bem montado definindo o funcionamento da execução, tudo o que ela envolve e o que pode influenciá-la, assim como é imprescindível gerenciar o tempo. Para tanto, é preciso ter atenção às seguintes ações:

  • Documentar detalhadamente o escopo do projeto e sua linha de execução;
  • Estabelecer o cronograma e a organização do trabalho no geral dividindo-o em partes específicas, se preciso;
  • Listar as atividades envolvidas, separando aquelas que possivelmente dependam de terceiros, como prestadores de serviços, para dar prazos a eles e controlá-los;
  • Estimar o tempo necessário para as tarefas e para o término das partes do projeto, o que ajuda a executar processos muito complexos ou de longo prazo.

A partir das ações acima o cronograma é criado e, após documentado, pode ser controlado para a garantia de seu seguimento e do sucesso do projeto.

Na atividade de controle, é importante monitorar o indicador de desempenho taxa de tarefas realizadas. Ele calcula de maneira simples o percentual entregue do projeto em relação ao total de atividades. Então, pode-se aliar isso ao prazo para estabelecer metas, como entregar determinado percentual a cada 14 dias.

Outro indicador importante e muito eficiente para manter a efetividade na execução é a taxa de retrabalho, feita com o seguinte cálculo:

  • (Número de tarefas refeitas ÷ número de tarefas concluídas) x 100%.

Obviamente, é ideal que a taxa seja mantida o mais próximo do zero. Porém, se estiver alta ajuda o gestor a mapear os erros, entender por que estão ocorrendo e corrigi-los.

Planejar e gerenciar as despesas

Primeiramente, é preciso estimar as despesas e os recursos necessários, assim como a alocação deles e a forma de fazer isso. Depois, é preciso monitorá-los durante a execução do projeto.

O controle deve manter as despesas dentro do planejado, mas caso gastos adicionais não previstos sejam exigidos eles podem ocorrer, sendo geridos e documentados.

Tanto para o simples controle quanto para monitorar gastos e recursos adicionais que possam surgir, é importante analisar o indicador de desvio do orçamento, calculado da seguinte forma:

  • [(Custo total – custo previsto) ÷ custo previsto] x 100% = desvio.

Veja um exemplo aplicando R$ 200 mil como custo total e R$ 189 mil como custo previsto:

  • [(200.000 – 189.000) ÷ 189.000] x 100%;
  • (11.000 – 189.000) x 100%;
  • 0,058 x 100% = 5,8% de desvio do orçamento.

Formar uma equipe multidisciplinar

Ainda que um projeto esteja ligado a uma área específica e seja executado por profissionais daquele setor, normalmente diz respeito também a outros departamentos e envolve questões de áreas de conhecimento diversas.

Por exemplo, se o gestor de TI está gerenciando um projeto para melhor adequação do ERP a algum processo de setor, um profissional deste departamento pode ser incluído na equipe para acompanhar os resultados e a qualidade.

Também, para ajudar no gerenciamento das despesas, a equipe pode contar com ajuda do financeiro para planejar custos e recursos e definir indicadores, além do desvio de orçamento, como o saving. Este indicador apresenta o percentual de economia em cada despesa ou uso de recurso, demonstrando o quanto é “salvo” em comparação com o que seria investido pela previsão inicial.

Integrar a equipe e a comunicação

O gestor do projeto também tem como responsabilidade integrar as pessoas e as atividades desde antes da execução.

Isso quer dizer mobilizar o pessoal necessário para cada local ou atividade e uni-los quando preciso, organizar a integração de tarefas relacionadas ou interdependentes dentro do cronograma e compartilhar informações entre todos.

Os objetivos disso são:

  • Estabelecer a comunicação entre a equipe, dentro da hierarquia existente, e a forma de troca de dados entre as pessoas;
  • Manter os interessados e envolvidos informados e alinhados à execução e ao status do desempenho.

Criar planos de contingência e gerenciar os riscos

Todo projeto tem riscos, mas que podem ser controlados e até eliminados se bem geridos.

Por exemplo, durante uma mudança de codificação feita pela equipe de TI pode-se acabar perdendo todos os dados dos sistemas. Logo, backups automáticos e pontuais têm de estar previstos para que esse risco seja eliminado durante a execução.

Gerenciar os riscos trata-se de monitorá-los, de preferência automaticamente, ou manualmente se apenas assim for possível. O monitoramento durante a execução pode significar a prevenção contra muitas ocorrências e a garantia de que um projeto não custará mais do que deveria e será entregue dentro do prazo previsto.

Mesmo assim, apesar do gerenciamento de riscos, igualmente eles podem acabar gerando problemas. Por isso, é necessário que para cada possível situação negativa mapeada exista um plano de contingência que ajudará a equipe a agir diante dela da maneira correta e rapidamente, mesmo sem a presença do gestor do projeto ou de outro superior no momento.

Monitorar a qualidade

O controle de qualidade é feito analisando os resultados obtidos em testes ou na leitura dos padrões e de indicadores.

Por exemplo, em um projeto cuja finalidade seja integrar melhor as importações de dados fiscais qualificando a estrutura de TI, a finalidade seria a implementação de uma solução de paridade dos dados, criação ou aquisição de mecanismos que façam isso.

Na linha do exemplo, o controle de qualidade seria feito com testes para averiguar a exatidão obtida na integração e na importação de informações fiscais, sendo os indicadores o nível de exatidão a ser atingido com a correta alocação de informações em layouts de programas.

Conclusão

A complexidade de um projeto demanda muito cuidado e que cada fator, recurso e profissional envolvido seja bem gerido, pois tudo trata-se de investimento e do retorno que se deseja ter com ele.

Então, aplicar a gestão de projetos em cada nova proposta, ajustando o conceito ao que é adequado às diferentes situações, é necessário para a boa condução dos projetos — dentro do prazo e atendendo às expectativas.

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